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Inhaltsverzeichnis
Fleetcor Carnet 4 – Anleitung - Fahrer.......................................................................3
Starten von Fleetcor Carnet......................................................................................................3
STARTSEITE ...............................................................................................................................3
FAHRZEUGE..............................................................................................................................4
Übersicht.........................................................................................................................................4
Fahrtenbuch....................................................................................................................................4
FINANZEN....................................................................................................................................6
FAHRER.....................................................................................................................................6
Fahrtenbuch nach Fahrern .............................................................................................................6
VERLAUF .....................................................................................................................................6
EINSTELLUNGEN ....................................................................................................................7
Meine Daten ...................................................................................................................................7
Benutzereinstellungen löschen ......................................................................................................7
Fleetcor Carnet 4 – Anleitung - Administrator.....................................................8
Starten von Fleetcor Carnet......................................................................................................8
STARTSEITE ...............................................................................................................................8
KARTE ..........................................................................................................................................9
Online-Verfolgung.........................................................................................................................10
EIGENE ORTE .................................................................................................................................11
Routenplanung .............................................................................................................................11
FAHRZEUGE............................................................................................................................12
Übersicht.......................................................................................................................................12
Fahrtenbuch..................................................................................................................................12
FINANZEN..................................................................................................................................14
Export mehrerer Daten.................................................................................................................15
Karten............................................................................................................................................16
FAHRER...................................................................................................................................16
Übersicht.......................................................................................................................................16
Fahrtenbuch nach Fahrern ...........................................................................................................17
Käufe .............................................................................................................................................17
VERLAUF ...................................................................................................................................17
EINSTELLUNGEN ..................................................................................................................17
Meine Daten .................................................................................................................................17
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Benutzereinstellungen löschen ....................................................................................................17
Anzeigen von Privatfahrten..........................................................................................................17
Gruppen ........................................................................................................................................18
Benutzer........................................................................................................................................18
Neuer Benutzer.............................................................................................................................18
Benutzerautorisierung..................................................................................................................19
Klassifizierungen ...........................................................................................................................20
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Fleetcor Carnet 4 – Anleitung - Fahrer
Starten von Fleetcor Carnet
Starten Sie das Fleetcor Carnet-Portal, indem Sie https://carnet.fleetcor.de/ in den
Webbrowser eingeben. Geben Sie zur Anmeldung Ihre Kundennummer, Ihren
Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
Aus Sicherheitsgründen muss jeder Benutzer sein Passwort
nach der ersten erfolgreichen Anmeldung ändern. Es können Groß- und Kleinbuchstaben,
Ziffern und Sonderzeichen verwendet werden. ( ° ` ; ! @ # $ % ^ * ( ) _ | \ = - ] [ { } ' : , . / ? ).
Das Passwort muss mindestens 5 Zeichen lang sein.
Bitten Sie den Administrator Ihres Unternehmens, ein Benutzerlogin für Sie zu erstellen, falls
Sie keines haben. Der Administrator des Unternehmens hat standardmäßig alle
Berechtigungen und kann den Zugang für alle Benutzer erstellen. Jeder Benutzer kann sein
Passwort wie folgt ändern: Settings -> My data -> Password change (Einstellungen -> Meine
Daten -> Passwort ändern).
STARTSEITE
Tabellen können nach Zeit oder nach Fahrern/Fahrzeugen in der Grundstruktur der Startseite
angezeigt werden.
Alle bevorzugten Elemente sind in der Kachel „Guidepost“ zu finden.
– Kacheln können durch Klicken auf dieses Einstellungssymbol angezeigt oder
ausgeblendet werden.
Mehr dazu unter Tipps zur Verwendung des Systems am Ende dieser Anleitung.
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FAHRZEUGE
Auf dieser Karte werden Informationen über Fahrzeuge und ihre Einstellungen angezeigt.
Übersicht
Zeigt eine Liste der Fahrzeugdetails an.
Fahrtenbuch
Alle verfügbaren Fahrzeuge werden im Fahrtenbuch angezeigt. Im oberen Bereich kann das
gewünschte Fahrzeug aus der Gruppenstruktur ausgewählt werden. Direkt neben diesem
Bereich können Monat und Jahr ausgewählt werden.
- Diese Leiste zeigt Details zum aktuellen Fahrzeug an.
- Mit diesem Symbol kann die Karte oder das Fahrtenbuch im Vollbildmodus angezeigt
werden.
Anzeigen des Fahrtenbuchs
Nachdem Sie das Fahrzeug ausgewählt haben, wird das Fahrtenbuch standardmäßig in der
Tagesvorschau angezeigt.
Durch Einschalten der Zündung im Fahrzeug wird ein neuer Eintrag erstellt und mit dem
Ausschalten der Zündung wird der Eintrag (die Fahrt) beendet. Wenn der Zeitraum zwischen
dem Aus- und erneuten Einschalten der Zündung kürzer als 10 Minuten ist, wird die Fahrt mit
Informationen über die Ruhezeit fortgesetzt.
Nach der Auswahl der Fahrt können Sie verschiedene Aktionen mit den Symbolen
durchführen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Fahrt klicken. Um
mehr als eine Fahrt auszuwählen, halten Sie die Taste STRG gedrückt und klicken Sie mit der
linken Maustaste auf die gewünschten Fahrten. Wenn Sie die SHIFT-Taste gedrückt halten,
werden alle Fahrten zwischen dem ersten und letzten Klick ausgewählt.
Bearbeitung von Fahrten - ermöglicht die Bearbeitung aller Aspekte der Fahrt: Datum, Start-
/Endposition, Fahrtdauer, gefahrene Strecke, Kilometerendstand, Fahrer, Fahrttyp und Zweck
der Fahrt.
Die Bearbeitung des Fahrtyps und die Änderung des Kilometerstandes sind separate Einträge
im Kontextmenü, um den Zugriff zu erleichtern.
Privatfahrten werden im Fahrtenbuch mit einem graue Farbe mit versteckten Informationen
über Start- und Endpunkt angezeigt. Versteckte Privatfahrten können nicht in die Karte
eingezeichnet und auch nicht bearbeitet werden. Die einzige Person, die dies darf, ist der
Fahrer, der im Logbuch unter Fahrername eingetragen ist. Die Verknüpfung zwischen dem
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Benutzerprofil und dem Namen des Fahrers kann unter Einstellungen -> Benutzer -> Detail ->
Zugehöriger Fahrer eingestellt werden.
Beschreibung und Funktion der Symbole
– Anzeige des Fahrtenbuchs als Kalender
– Eintrag aktualisieren
– Umschalten zwischen Einzelfahrten und Tagesübersichtsansicht
– Alle erweitern (erweitert alle Einträge im ausgewählten Zeitraum auf einzelne
Fahrten)
– Alle minimieren (minimiert alle Einträge im Fahrtenbuch)
– Fahrttyp – ermöglicht die Bearbeitung des Fahrtentyps nach Klicken auf das Symbol
(Geschäftlich, Privat, Arbeitsweg )
– neue Fahrt (Fahrt wird manuell erstellt)
– Exportieren (exportiert Fahrtenbücher für den ausgewählten Zeitraum in das
ausgewählte Dokumentformat CSV, PDF, XLS)
– Fahrtenbuch drucken
– Änderungssprerre (jede Reise wird nach 7 Tagen ab Erstellung automatisch gesperrt,
Änderungen am Eintrag sind dann nicht mehr möglich)
Anpassen der Laufleistung
Es wird verwendet, um den Anfangszustand des Tachometers nach dem Einbau des Geräts in
das Fahrzeug einzustellen oder um die Differenz zwischen dem Kilometerzähler im Fahrzeug
und dem des Systems zu korrigieren.
Sperren des Fahrtenbuchs
Diese Funktion wird verwendet, um das Fahrtenbuch zu sperren und unerwünschte
Änderungen zu verhindern.
Jede Fahrt, bzw. der Eintrag im Fahrtenbuch, wird automatisch 7 Tagen nach seiner Erstellung
für Änderungen gesperrt.
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Einzeichnen der Fahrt in die Karte
Jede Fahrt wird automatisch in die Karte auf der rechten Seite des Bildschirms eingezeichnet.
Wenn Sie mehrere Fahrten anzeigen lassen möchten, halten Sie die STRG- oder die
UMSCHALT-Taste während Sie die Fahrten auswählen.
Symbole auf der Karte:
– Beginn der Fahrt (Zündung ist eingeschaltet)
– Ende der Fahrt (Zündung ist ausgeschaltet)
FINANZEN
Auf dieser Registerkarte können Sie eine Liste aller Käufe für das ausgewählte Fahrzeug
anzeigen oder Käufe manuell hinzufügen oder bearbeiten. Wählen Sie oben den Zeitraum
und das Fahrzeug aus, um die entsprechenden Käufe anzuzeigen.
Diese Liste der Käufe kann über das Drucksymbol oben rechts ausgedruckt werden.
Um einen neuen Kauf manuell hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol .
Sie müssen die Uhrzeit des Kaufs eingeben und angeben, ob der Kauf für das Fahrzeug oder
den Fahrer war. Wählen Sie dann die Art des gekauften Artikels aus (Diesel,
Fahrzeugwäsche, ...) und bestätigen Sie durch Klicken auf Neuer Kauf
Dieser Artikel wird dann in der Einkaufsliste angezeigt. Nachdem alles eingegeben wurde
und die Artikel hinzugefügt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Save“ (Speichern). Der
Kauf wird dann in der Einkaufsliste und auch im Fahrtenbuch des Fahrzeugs angezeigt.
Der Kauf kann auch direkt in das Fahrtenbuch für die ausgewählte Fahrt eingegeben werden,
indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und die Option Neuer Kauf auswählen.
FAHRER
Die Registerkarte „Driver“ (Fahrer) zeigt Informationen und Einstellungen des Fahrers an.
Fahrtenbuch nach Fahrern
Auf dieser Registerkarte wird das Fahrtenbuch des Fahrers mit allen nachträglichen
Bearbeitungen im Fahrtenbuch angezeigt. Siehe Fahrtenbuch für Beschreibungen und zum
Bearbeiten des Fahrtenbuchs. Änderungen können nur vom Fahrer vorgenommen werden.
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VERLAUF
Die Registerkarte „History“ (Verlauf) wird verwendet, um zur vorherigen Seite
zurückzukehren. Es können bis zu drei Schritte rückgängig gemacht werden, sodass Sie nicht
über die Symbole durch das System navigieren müssen, sondern mit einem Klick zur
gewünschten Seite zurückkehren können.
EINSTELLUNGEN
Meine Daten
Auf dieser Registerkarte können Benutzer
Ändern des Passworts
Ermöglicht es Ihnen, Ihr eigenes Passwort zu ändern. Die Passwortsicherheit wird hier
beschrieben.
Benutzereinstellungen löschen
Mit dieser Option wird das System auf die Standardwerte zurückgesetzt (Löschen von
Favoriten, Ändern der Spalteneinstellungen, Löschen von Filtern). Das betrifft nur
präferenzielle Änderungen; es werden keine Daten gelöscht.
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Fleetcor Carnet 4 – Anleitung - Administrator
Starten von Fleetcor Carnet
Starten Sie das Fleetcor Carnet-Portal, indem Sie https://carnet.fleetcor.de/ in den
Webbrowser eingeben. Geben Sie zur Anmeldung Ihre Kundennummer, Ihren
Benutzernamen und Ihr Passwort ein.
Aus Sicherheitsgründen muss jeder Benutzer sein Passwort
nach der ersten erfolgreichen Anmeldung ändern. Es können Groß- und Kleinbuchstaben,
Ziffern und Sonderzeichen verwendet werden. ( ° ` ; ! @ # $ % ^ * ( ) _ | \ = - ] [ { } ' : , . / ? ).
Das Passwort muss mindestens 5 Zeichen lang sein.
Bitten Sie den Administrator Ihres Unternehmens, ein Benutzerlogin für Sie zu erstellen, falls
Sie keines haben. Der Administrator des Unternehmens hat standardmäßig alle
Berechtigungen und kann den Zugang für alle Benutzer erstellen. Jeder Benutzer kann sein
Passwort wie folgt ändern: Settings -> My data -> Password change (Einstellungen -> Meine
Daten -> Passwort ändern).
STARTSEITE
Tabellen können nach Zeit oder nach Fahrern/Fahrzeugen in der Grundstruktur der Startseite
angezeigt werden.
Alle bevorzugten Elemente sind in der Kachel „Guidepost“ zu finden.
– Kacheln können durch Klicken auf dieses Einstellungssymbol angezeigt oder
ausgeblendet werden.
Mehr dazu unter Tipps zur Verwendung des Systems am Ende dieser Anleitung.
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KARTE
Symbole am oberen Rand der Karte können zur Auswahl von Daten, die in die Karte gezeichnet
werden, und zum Anzeigen von Details der Fahrt verwendet werden.
- Transparenz der Karte
– Karten vergrößern und verkleinern. Das kann auch über die Bewegung des Mausrads
nach oben und unten erfolgen.
– geplante Route anzeigen/ausblenden
– Panoramaansicht anzeigen
– aktuell angezeigte Karten drucken
– Dieses Symbol zeigt Tankstellen an, die
FLEETCOR-Tankkarten akzeptieren, Werkstätten, Parkplätze, Waschanlagen, Räderservices
und sonstiges (unter 3 km)
Die Karte kann mithilfe des Mausrads oder über die Symbole + und – vergrößert und
verkleinert werden. Mit der linken Maustaste kann die Karte gezogen werden.
Die nächstgelegenen Sonderziele können durch Klicken mit der rechten Maustaste auf die
Karte angezeigt werden.
Nächstgelegene Fahrzeuge – zeigt Fahrzeuge nach ihrer Entfernung von dem Punkt an, der in
der Karte angeklickt wurde, wobei vom nächsten zum am weitesten entfernten und
umgekehrt sortiert werden kann.
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Panorama – zeigt die Panoramaansicht des angeklickten Punktes an.
Karte löschen – löscht die gesamte Auswahl und zeigt Funktionen an (Fahrzeuge, Fahrten,
eigene Orte, Tankstellen usw.)
Online-Verfolgung
Zeigt die Gruppenstruktur des Fuhrparks an. Die Auswahl von Fahrzeugen erfolgt durch das
Klicken in die Kästchen neben den Fahrzeugen. Diese Aktion zeigt die zuletzt aufgezeichnete
GPS-Position eines Fahrzeugs an.
– Alle minimieren/erweitern – zeigt die gesamte Gruppenstruktur des Fuhrparks an
–Verworfen – zeigt verworfene Fahrzeuge an
– Stichwortsuche
Anzeigen des Fahrzeugstatus in der Karte:
Die Tabelle unter der Gruppenstruktur zeigt das Fahrzeug mit Details der GPS-Position an.
– Zeigt den detaillierten Status aller Fahrzeuge in der Karte an. Der Umfang der angezeigten
Informationen kann auf der Online-Informationenkarte oder über das Informationensymbol
festgelegt werden.
– Falls mindestens ein Fahrzeug für die Online-Verfolgung ausgewählt wurde, wird die
Karte mit dieser Funktion auf alle ausgewählten Fahrzeuge zentriert. Solange diese Funktion
aktiv ist, wird die Kartenzentrierung alle 60 Sekunden aktualisiert.
Die Karte kann auch auf ein Fahrzeug zentriert werden, indem Sie mit der rechten Maustaste
klicken und dann auf „Centre“ (Zentrieren) klicken oder auf dessen Details in der Tabelle
unter der Gruppenstruktur doppelklicken.
Fahrzeuge, die auf der Karte angezeigt werden (fahrend, stillstehend mit Schlüssel in
Zündung, abgeschaltet), können auch über das Dropdown-Menü neben dem Symbolstreifen
ausgewählt werden.
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– Führt Symbole, die auf einer Karte angezeigt werden, nach dem Verkleinern
zusammen, um eine bessere Orientierung auf der Karte zu ermöglichen
– Dieses Symbol zeigt die Online-Position eines Fahrzeugs mit einer privaten Position an.
– Durch Klicken auf dieses Symbol werden Sie gefragt, ob Sie die Standardeinstellung
einer Tabelle festlegen möchten. Alle vorgenommenen Änderungen werden auf den
Standardwert zurückgesetzt.
EIGENE ORTE
Durch Klicken auf diese Leiste wird ein Fensterbereich eingeblendet. In diesem Fensterbereich
können eigene Orte und Objekte in der Karte bearbeitet werden.
– Eigenen Ort erstellen. Die Koordinaten des Mittelpunkts eines Objekts werden durch
Klicken auf einen Punkt auf der Karte bestimmt.
Erforderliche Daten: Radius, Name, Objekttyp.
Verwendung von eigenen Orten bei der Erstellung eines Fahrtenbuchs
Um eigene Orte in das Fahrtenbuch zu schreiben, nachdem eine Fahrt innerhalb des Radius
des eigenen Ortes beendet wurde, muss der Parameter für „Use in log book“ (In Fahrtenbuch
verwenden) „Yes“ (Ja) lauten.
Falls der Zweck des eigenen Orts ausgefüllt ist, werden die Stadt und die Straße aus den Details
des eigenen Orts in den Start- und Endort im Eintrag ausgefüllt.
Falls der Zweck des eigenen Orts nicht ausgefüllt ist, wird nur der Name des eigenen Ortes in
das Fahrtenbuch eingetragen.
Bei der Auswahl einer Gruppe von Fahrzeugen werden nur ausgewählte Fahrzeuge mit
eigenem Ort in das Fahrtenbuch eingetragen. Andere Fahrzeuge haben den Standardort
(Staat, Stadt, Straße) im Fahrtenbuch. Durch diese Auswahl können verschiedene Gründe für
die Ankunft automatisch in das Fahrtenbuch geschrieben werden.
Wenn „Workplace“ (Arbeitsplatz) als Objekttyp ausgewählt ist, wirkt sich diese Auswahl auf
die Erstellung von Fahrtenaufträgen aus.
Routenplanung
Start- und Endpunkte auswählen – Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Startort in
der Karte und wählen Sie „Set start“ (Start festlegen) aus. Dadurch wird der Startort
automatisch ausgefüllt. Geben Sie die Adresse des Endortes ein oder klicken Sie mit der linken
Maustaste auf den Ort in der Karte. Diese Auswahl funktioniert auch umgekehrt.
Die geplante Route kann weiter bearbeitet werden, indem Sie den Typ der Route (kürzeste,
schnellste, wirtschaftlichste) auswählen.
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FAHRZEUGE
Auf dieser Karte werden Informationen über Fahrzeuge und ihre Einstellungen angezeigt.
Übersicht
Zeigt eine Liste der Fahrzeugdetails an.
– inaktive Fahrzeuge anzeigen
– aktuelle Liste der Fahrzeuge drucken
– Liste aktualisieren
– Kilometerleistung anpassen/korrigieren
– standardmäßige Spalteneinstellungen
Grundlegende Fahrzeugdaten.
– Durch Klicken auf dieses Symbol werden die Details des Fahrzeugs angezeigt
– Symbol zum Bearbeiten des Fahrzeugs
Nach der Auswahl des Fahrzeugs können die Registrierungsdaten bearbeitet werden:
Kennzeichen, Hersteller, Modell, Gruppe und Standardfahrer sind wichtige Merkmale für das
Fahrtenbuch. Informationen über die Carnet-Einheit, die im Fahrzeug installiert ist, sind im
Installationsprotokoll zu finden.
Standardfahrer:
Falls Sie keine RFID-Chips zur Identifizierung eines Fahrers verwenden, kann ein
Standardfahrer festgelegt werden. Der Standardfahrer wird automatisch in jeden neuen
Eintrag im Fahrtenbuch geschrieben.
Fahrtenbuch
Alle verfügbaren Fahrzeuge werden im Fahrtenbuch angezeigt. Im oberen Bereich kann das
gewünschte Fahrzeug aus der Gruppenstruktur ausgewählt werden. Direkt neben diesem
Bereich können Monat und Jahr ausgewählt werden.
- Diese Leiste zeigt Details zum aktuellen Fahrzeug an.
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- Mit diesem Symbol kann die Karte oder das Fahrtenbuch im Vollbildmodus angezeigt
werden.
Anzeigen des Fahrtenbuchs
Nachdem Sie das Fahrzeug ausgewählt haben, wird das Fahrtenbuch standardmäßig in der
Tagesvorschau angezeigt.
Durch Einschalten der Zündung im Fahrzeug wird ein neuer Eintrag erstellt und mit dem
Ausschalten der Zündung wird der Eintrag (die Fahrt) beendet. Wenn der Zeitraum zwischen
dem Aus- und erneuten Einschalten der Zündung kürzer als 10 Minuten ist, wird die Fahrt mit
Informationen über die Ruhezeit fortgesetzt. Der Zeitraum kann unter den Fahrzeugdetails
Nach der Auswahl der Fahrt können Sie verschiedene Aktionen mit den Symbolen
durchführen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Fahrt klicken. Um
mehr als eine Fahrt auszuwählen, halten Sie die Taste STRG gedrückt und klicken Sie mit der
linken Maustaste auf die gewünschten Fahrten. Wenn Sie die SHIFT-Taste gedrückt halten,
werden alle Fahrten zwischen dem ersten und letzten Klick ausgewählt.
Bearbeitung von Fahrten - ermöglicht die Bearbeitung aller Aspekte der Fahrt: Datum, Start-
/Endposition, Fahrtdauer, gefahrene Strecke, Kilometerendstand, Fahrer, Fahrttyp und Zweck
der Fahrt.
Die Bearbeitung des Fahrtyps und die Änderung des Kilometerstandes sind separate Einträge
im Kontextmenü, um den Zugriff zu erleichtern.
Privatfahrten werden im Fahrtenbuch mit einem graue Farbe mit versteckten Informationen
über Start- und Endpunkt angezeigt. Versteckte Privatfahrten können nicht in die Karte
eingezeichnet und auch nicht bearbeitet werden. Die einzige Person, die dies darf, ist der
Fahrer, der im Logbuch unter Fahrername eingetragen ist. Die Verknüpfung zwischen dem
Benutzerprofil und dem Namen des Fahrers kann unter Einstellungen -> Benutzer -> Detail ->
Zugehöriger Fahrer eingestellt werden.
Beschreibung und Funktion der Symbole
– Anzeige des Fahrtenbuchs als Kalender
– Eintrag aktualisieren
– Umschalten zwischen Einzelfahrten und Tagesübersichtsansicht
– Alle erweitern (erweitert alle Einträge im ausgewählten Zeitraum auf einzelne
Fahrten)
– Alle minimieren (minimiert alle Einträge im Fahrtenbuch)
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– Fahrttyp – ermöglicht die Bearbeitung des Fahrtentyps nach Klicken auf das Symbol
(Geschäftlich, Privat, Arbeitsweg )
– neue Fahrt (Fahrt wird manuell erstellt)
– Exportieren (exportiert Fahrtenbücher für den ausgewählten Zeitraum in das
ausgewählte Dokumentformat CSV, PDF, XLS)
– Fahrtenbuch drucken
– Änderungssprerre (jede Reise wird nach 7 Tagen ab Erstellung automatisch gesperrt,
Änderungen am Eintrag sind dann nicht mehr möglich)
Anpassen der Laufleistung
Es wird verwendet, um den Anfangszustand des Tachometers nach dem Einbau des Geräts in
das Fahrzeug einzustellen oder um die Differenz zwischen dem Kilometerzähler im Fahrzeug
und dem des Systems zu korrigieren.
Sperren des Fahrtenbuchs
Diese Funktion wird verwendet, um das Fahrtenbuch zu sperren und unerwünschte
Änderungen zu verhindern.
Jede Fahrt, bzw. der Eintrag im Fahrtenbuch, wird automatisch 7 Tagen nach seiner Erstellung
gesperrt.
Einzeichnen der Fahrt in die Karte
Jede Fahrt wird automatisch in die Karte auf der rechten Seite des Bildschirms eingezeichnet.
Wenn Sie mehrere Fahrten anzeigen lassen möchten, halten Sie die STRG- oder die
UMSCHALT-Taste während Sie die Fahrten auswählen.
Symbole auf der Karte:
– Beginn der Fahrt (Zündung ist eingeschaltet)
– Ende der Fahrt (Zündung ist ausgeschaltet)
FINANZEN
Auf dieser Registerkarte können Sie eine Liste aller Käufe für das ausgewählte Fahrzeug
anzeigen oder Käufe manuell hinzufügen oder bearbeiten. Wählen Sie oben den Zeitraum
und das Fahrzeug aus, um die entsprechenden Käufe anzuzeigen.
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Diese Liste der Käufe kann über das Drucksymbol oben rechts ausgedruckt werden.
Um einen neuen Kauf manuell hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol .
Sie müssen die Uhrzeit des Kaufs eingeben und angeben, ob der Kauf für das Fahrzeug oder
den Fahrer war. Wählen Sie dann die Art des gekauften Artikels aus (Diesel,
Fahrzeugwäsche, ...) und bestätigen Sie durch Klicken auf Neuer Kauf
Dieser Artikel wird dann in der Einkaufsliste angezeigt. Nachdem alles eingegeben wurde
und die Artikel hinzugefügt wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Save“ (Speichern). Der
Kauf wird dann in der Einkaufsliste und auch im Fahrtenbuch des Fahrzeugs angezeigt.
Der Kauf kann auch direkt in das Fahrtenbuch für die ausgewählte Fahrt eingegeben werden,
indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und die Option Neuer Kauf auswählen.
Käufe importieren
Wenn Sie Bezahlkarten von unterschiedlichen Anbietern verwenden, können Sie
Kontoauszüge in einem Datenformat anfordern und diese in das FLEETCOR Carnet System
importieren.
Um Tankkarten zu importieren, wählen Sie das Symbol Käufe importieren. Es können
Käufe von unterschiedlichen Anbietern importiert werden.
Wählen Sie eine Datei mit Transaktionen mit der Option „Select File“ (Datei auswählen) aus.
Wählen Sie dann das entsprechende Dateiformat und klicken Sie auf „Save“ (Speichern), um
mit dem Importieren zu beginnen. Innerhalb von 15 Minuten nach Beginn des Imports
werden verknüpfte Käufe im Fahrtenbuch angezeigt und der Fahrzeugverbrauch wird
berechnet.
Export mehrerer Daten
Diese Funktion wird verwendet, um mehrere Daten aus dem Fahrtenbuch gleichzeitig zu
exportieren. Wählen Sie für den Export den Zeitraum, die Fahrzeuge und dann den Dateityp
aus.
Excel-Zusammenfassung – Es wird eine Datei exportiert, wobei jedes Fahrzeug auf einem
Blatt aufgeführt ist.
Excel für einzelne Objekte – Es wird eine ZIP-Datei exportiert, die die Excel-Dateien mit einer
Datei pro Fahrzeug enthält.
PDF für einzelne Objekte – Es wird eine ZIP-Datei exportiert, die die PDF-Dateien mit einer
Datei pro Fahrzeug enthält.
Wenn Sie die Option „Send to Email“ (An E-Mail senden) aktivieren, wird das Fenster zum
Eingeben der E-Mail-Adresse geöffnet.
Zum Anzeigen der Objekte in einer organisierten Struktur müssen Sie diese Option
aktivieren.
Wenn Sie anschließend auf die Schaltfläche „Export“ (Exportieren) klicken, wird die E-Mail an
die eingegebene Adresse gesendet.
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Karten
Diese Registerkarte wird zum Verknüpfen von Tankkarten mit Fahrzeugen oder Fahrern
verwendet. Dank des automatischen Imports von Käufen mit FLEETCOR-Karten werden diese
automatisch in das Fahrtenbuch importiert. Wählen Sie zum Zuweisen die Art der Zuweisung
(an Fahrzeug oder Fahrer) und wählen Sie ein bestimmtes Fahrzeug oder einen Fahrer in den
Details der Karte aus.
Wenn Sie andere als FLEETCOR-Karten verwenden, wenden Sie sich bitte an den technischen
Support.
Auch andere Karten können importiert werden.
Klicken Sie zum Importieren einer neuen Karte auf die Schaltfläche . Erforderliche
Informationen sind die Nummer der Karte, der Kartenaussteller und die Art der Zuordnung
zu einem Fahrer oder einem Fahrzeug.
Andere Details dienen nur zu Informationszwecken.
Mit der Funktion können gelöschte Karten angezeigt werden. Das Löschen einer Karte
erfolgt mit der Funktion oder mit Rechtsklick auf die ausgewählte Karte in der Liste.
FAHRER
Die Registerkarte „Driver“ (Fahrer) zeigt Informationen und Einstellungen des Fahrers an.
Übersicht
Die Liste zeigt alle Fahrer an, die Sie über die Spalten filtern und entsprechend der Spalten
auch alphabetisch ordnen können.
Beschreibung der Symbole:
– inaktive Fahrer anzeigen
– Liste der Fahrer drucken
– Seite aktualisieren
– Neuer Fahrer
– Klicken Sie auf dieses Symbol, um das rechte Navigationsfenster anzuzeigen, in dem
Sie einen Fahrernamen eingeben können, wenn ein neuer Fahrer erstellt wird. Wenn
der Fahrer Teil einer Gruppe sein soll, müssen Sie die Gruppe auswählen. Wenn Sie
Anfang/Ende der Arbeitszeit eingeben, berechnet das System diese Werte in den
Fahrerberichten neu. Klicken Sie auf „Save“ (Speichern), um den neuen Fahrer im
Bericht anzuzeigen.
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– Details des Fahrers anzeigen und Optionen bearbeiten
– Es ist auch möglich, das Fahrtenbuch des Fahrers anzuzeigen und zu bearbeiten.
(Siehe Fahrtenbuch für Beschreibungen und zum Bearbeiten des Fahrtenbuchs.)
– Die letzte Option ist „Delete driver“ (Fahrer löschen) (es ist möglich, inaktive Fahrer
anzuzeigen )
Fahrtenbuch nach Fahrern
Auf dieser Registerkarte wird das Fahrtenbuch des Fahrers mit allen nachträglichen
Bearbeitungen im Fahrtenbuch angezeigt. Siehe Fahrtenbuch für Beschreibungen und zum
Bearbeiten des Fahrtenbuchs. Änderungen können nur vom Fahrer vorgenommen werden.
Käufe
Auf dieser Registerkarte können Sie die Liste der Käufe des ausgewählten Fahrers anzeigen.
Die Vorgehensweise ist dieselbe wie bei Käufen für Fahrzeuge. Siehe Käufe.
VERLAUF
Die Registerkarte „History“ (Verlauf) wird verwendet, um zur vorherigen Seite
zurückzukehren. Es können bis zu drei Schritte rückgängig gemacht werden, sodass Sie nicht
über die Symbole durch das System navigieren müssen, sondern mit einem Klick zur
gewünschten Seite zurückkehren können.
EINSTELLUNGEN
Meine Daten
Auf dieser Registerkarte können Benutzer, Unternehmen und Organisationsstruktur bearbeitet
werden.
Ändern des Passworts
Ermöglicht es Ihnen, Ihr eigenes Passwort zu ändern. Die Passwortsicherheit wird hier
beschrieben.
Benutzereinstellungen löschen
Mit dieser Option wird das System auf die Standardwerte zurückgesetzt (Löschen von
Favoriten, Ändern der Spalteneinstellungen, Löschen von Filtern). Das betrifft nur
präferenzielle Änderungen; es werden keine Daten gelöscht.
Anzeigen von Privatfahrten
Legt den Zugriff auf Ihre privaten Fahrten für andere Benutzer fest.
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Gruppen
Auf der Registerkarte Gruppen können Änderungen an der Struktur des Unternehmens
vorgenommen werden.
Symbole:
Pack/Expand All (Alles minimieren/erweitern) für eine bessere Übersicht über die
Struktur der Gruppen und Untergruppen.
Discarded (Verworfen) – zum Anzeigen gelöschter Gruppen (durch Anklicken).
– Volltextsuche
– Stammordner (Unternehmensname)
– Ordner mit Untergruppen
– Ordner enthält nur Fahrzeuge/Fahrer (ohne Untergruppen)
Ein bestimmter Ordner (Gruppe) kann bearbeitet werden:
– Detail – zum Anzeigen der Gruppendetails und zum Bearbeiten über das Symbol
– Delete (Löschen) – Gruppe/Untergruppe löschen
ACHTUNG: Die Gruppe kann nur verschoben und gelöscht werden, wenn es keine Fahrer,
Fahrzeuge oder Untergruppen gibt.
Benutzer
Auf dieser Registerkarte wird die Liste der Benutzer zusammen mit den
Bearbeitungsoptionen angezeigt. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf den ausgewählten
Benutzer oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Details, um die
Benutzerinformationen anzuzeigen. Verwenden Sie das Bearbeitungssymbol für
Benutzeränderungen.
Neuer Benutzer
In der Benutzerliste oben rechts können Sie mit dem Symbol die Details eines neuen
Benutzers anzeigen.
Der neue Benutzer muss ein Login und eine E-Mail-Adresse haben. Wenn der Benutzer
erstellt wird, wird ein generiertes Passwort an die angegebene E-Mail-Adresse gesendet, das
der Benutzer dann bei der ersten Anmeldung in ein permanentes Passwort ändert. Sie
können das Fahrtenbuch auch für einzelne Benutzer sperren. Wenn ein Benutzer ein
Fahrtenbuch sperrt, können Benutzer mit einer geringeren Berechtigungsebene ihre Fahrten
nicht mehr bearbeiten.
Wenn der Fahrer bereits erstellt wurde, wird durch Aktivieren des Kontrollkästchens Fahrer
nicht erstellen kein neuer Fahrer erstellt.
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Wenn diese Option deaktiviert ist, wird ein neuer Fahrer mit demselben Namen wie der
Benutzername erstellt und dem Benutzer automatisch zugewiesen. Der mit diesem Benutzer
verknüpfte Fahrer wird im Eintrag aufgeführt und kann jetzt seine privaten Fahrten anzeigen
und bearbeiten.
Benutzerautorisierung
Es gibt zwei Einstellungen (Rollen) der Benutzerberechtigung - Firmenadministrator und
Fahrer.
Der Firmenadministrator wird automatisch erstellt und ist der Standardbenutzer. Dieser
Benutzer ist berechtigt, alle Einstellungen im System zu ändern und kann auch neue
Benutzer anlegen und ihnen Berechtigungen erteilen.
Der Zugriff kann für einzelne Objekte (Fahrzeug, Fahrer oder Gruppe von Objekten) gewährt
werden. Die einzelnen Rechte werden durch Kompetenzrollen (Firmenadministrator oder
Fahrer) gesteuert.
Die Erteilung des Zugriffs auf das Objekt (Fahrzeug, Fahrer, Gruppe) erfolgt durch Ankreuzen
des Kästchens neben dem Objekt.
Beschreibung des Fensters „Rights“ (Rechte)
Für eine bessere Übersicht über die Gruppenstruktur können Sie einzelne Objekte ein-
/ausblenden.
– Volltextsuche
– alle Fahrzeuge einblenden/ausblenden
– alle Fahrer einblenden/ausblenden
Show all objects with rights (Alle Objekte mit Rechten anzeigen) – zeigt alle Objekte an, auf
die der bearbeitete Benutzer Zugriff hat
– keine Rechte für Objekt
– Recht zugewiesen
20
– Recht für ein oder mehrere Objekte in der Gruppe oder Untergruppe zugewiesen
Klassifizierungen
Diese Registerkarte enthält Einstellungen von Fahrtentypen und individualisierte
Einstellungen für bestimmte Feiertage für Ihre Region.
